Korxona avtomatlashtirish shakllarini - Enterprise forms automation

Korxona avtomatlashtirish shakllarini bu butun kompaniya kompyuter tizimi yoki boshqarish, tarqatish, to'ldirish va qayta ishlash qog'oz shakllari, arizalar, so'rovnomalar, shartnomalar va boshqa hujjatlar. Bu tushunchada muhim rol o'ynaydi qog'ozsiz ofis.

JetForm Korporatsiya birinchi marta 1990-yillarning o'rtalarida hujjatlarni rasmiylashtirishni avtomatlashtirishga qaratilgan echimini tavsiflash uchun "korxona shakllarini avtomatlashtirish" atamasidan foydalangan. Keyinchalik bu jarayon tomonidan sotib olingan Adobe tizimlari, va endi Adobe LiveCycle mahsulotlar to'plami. 2004 yilda "Effektiv Technology Inc" ushbu atamani qo'llagan birinchi kompaniya bo'ldi xizmat sifatida dasturiy ta'minot.

Korxona shakllarini avtomatlashtirish deganda, o'zaro ishlash uchun chop etilmagan bo'lsa ham, qog'oz ko'rinish va tajribasini saqlaydigan hujjatlarga (shakllar, arizalar va hk) maxsus tayanadigan qog'ozli jarayonlarni avtomatlashtirish tushuniladi. "Korxona shakllarini avtomatlashtirish" echimi deb hisoblash uchun tizim javob berishi kerak korporativ dasturiy ta'minot talablar va ayniqsa, hujjatlarni va qog'ozga asoslangan shakllarni avtomatlashtirishga e'tibor bering.

Ta'sir

Tashkilotlar asosiy funktsiyalarni va katta jarayonlarni avtomatlashtirish uchun korporativ dasturiy echimlarni amalga oshiradilar, chunki bu sohalar kichik loyihalar bilan taqqoslaganda eng katta xarajatlarni tejashga imkon beradi. Korxona darajasida amalga oshirish ko'pincha 100000 dollardan oshadi va shuning uchun xarajatlarni tejashga ko'p oylar ketadi. Shunday qilib, tashkilotlar zudlik bilan moliyaviy foyda yoki xarajatlarni tejash imkoniyati yo'qligi sababli kichik funktsiyalarni avtomatlashtirishga e'tibor bermaydilar. Korxona tizimlari uchun dasturiy ta'minot xarajatlari pasayganda, funktsiyalar yanada avtomatlashtirilgach, tashkilotlar samaradorligini oshirish uchun quyi darajadagi funktsiyalarni avtomatlashtira boshlaydilar. Bundan tashqari, Adobe-ning PDF modeli va Quik! Kabi xizmat modellari paydo bo'lishi bilan kompaniyalar avtomatizatsiya echimlari orqali anketalarni to'ldirishni avtomatlashtirishga intilmoqda.

Avtomatlashtirish shakllari atrof-muhitga ijobiy "yashil" ta'sir ko'rsatadi. Chiqindilarni va uglerod chiqindilarini kamaytirish uchun kompaniyalar qog'ozni yo'q qilish yo'llarini izlaydilar. Korxona shakllarini avtomatlashtirish tizimi qog'ozni butunlay yo'q qilishi yoki kompaniyaning qancha qog'oz ishlatishini sezilarli darajada kamaytirishi mumkin, shuningdek etkazib berish xarajatlari va qog'oz shakllarini bosib chiqarish va saqlash xarajatlarini kamaytiradi. Bundan tashqari, qog'ozga asoslangan jarayonlarni avtomatlashtirish tranzaktsiyalarni bajarish vaqtini ancha tezlashtiradi, natijada xatolar, rad etishlar va qayta ko'rib chiqishlar kamroq bo'ladi - foydalanuvchilarning qo'l mehnati uchun sarflagan vaqtini bo'shatadi.

Amalga oshirish

DMS

Qog'ozsiz ofis kontseptsiyasini zamonaviy ravishda amalga oshirish ikki asosiy yo'nalishga ega: hujjatlarni yaratish va hujjatlarni boshqarish. Katta tizimlar allaqachon qog'ozni butunlay o'zgartirganligi sababli (masalan, korxona manbalari rejasi, mijozlar bilan munosabatlarni boshqarish, buxgalteriya dasturlari va hokazo) ishlatishda qoladigan qog'ozlar asosan ma'lumotlarni yig'ish, hisobotlarni yaratish va aloqa tarqatish jarayonlari natijasida hosil bo'ladi. Dasturiy ta'minot va kompyuterlar rivojlanib borgan sari birinchi muammo mavjud va eski hujjatlarni boshqarish bilan bog'liq hujjatlarni boshqarish tizimlari.

Hujjatlarni boshqarish va arxivlash tizimlari ba'zi bir avtomatlashtirish funktsiyalarini taklif qiladi. Odatda, hujjatlarni boshqarish tizimlarining hujjat bilan ishlashni boshlashi, bu hujjat skanerlanganda yoki tizimga yuborilganda bo'ladi. Ko'p hujjatlarni boshqarish tizimlari hujjatlarni o'qish orqali optik belgilarni aniqlash (OCR) va ushbu ma'lumotlardan hujjatlarni boshqarish tizimida foydalaning. Ushbu texnologiya qog'ozsiz ofis uchun juda zarur^[1] u birinchi navbatda qog'oz ishlab chiqaradigan jarayonlarni hal qilmaydi.

Qog'ozni yo'q qilishning yakuniy bosqichi hujjatlarni yaratish usulini o'zgartirishdir. 1993 yilda Adobe Systems kompaniyasi Portativ hujjat formati (PDF) aksariyat kompyuter platformalarida hujjatlar almashinuvini universal tarzda osonlashtirish uchun. Ushbu format elektron hujjatlarni yaratish, tashish, ishlash va arxivlash uchun asos yaratdi va 2008 yilda ISO standartiga aylandi.^[2] Bundan tashqari, PDF modeli mavjud ma'lumotlar bilan oldindan to'ldirilishi va kompyuter ekraniga qo'lda kiritilishi mumkin bo'lgan shakllarni avtomatlashtirish usulini yaratdi - bu bosma shakllarni qisqartirishi yoki yo'q qilishi mumkin.

Amalga oshirish vositalari

Avtomatlashtirishni amalga oshiradigan odatiy korxona odatda quyidagilarni birlashtiradi:

Qog'ozga asoslangan hujjatlarning elektron versiyalari kutubxonasi (PDF formati yoki taqqoslanadigan formati)
Anketalarga to'ldirish uchun ma'lumotlarni to'playdigan mavjud ma'lumotlar yoki veb-sahifalarni ma'lumotlar ombori
Ma'lumotlar bazalari va ma'lumotlar do'konlaridan mavjud ma'lumotlarni elektron shakllarga oldindan to'ldiradigan dasturiy ta'minot
Jarayondagi yoki qisman to'ldirilgan shakllarni saqlaydigan dasturiy ta'minot
Elektron shakl ma'lumotlarini to'playdigan va tarjima qiladigan dasturiy ta'minot
Shakllar va ma'lumotlar bilan o'zaro aloqani boshqaradigan ish oqimlari tizimlari
Taqdim etish va tasdiqlash paytida shakllar va tizimlar o'rtasida ikki tomonlama xabar almashish
Shakllarning rasmlarini elektron shakl ma'lumotlariga mos keladigan shtrix-kodli dastur
Imzolarni elektron shaklda to'playdigan raqamli imzo echimlari

Amalga oshirish muammolari

Ushbu texnologiyalarni qo'llashdagi asosiy muammo resurslarni rejalashtirish va amalga oshirish xarajatlari. Biroq, barcha zarur texnologiyalar kamida 2000 yildan beri mavjud. Bundan tashqari, AQSh Kongressi imzolagan Global va milliy tijorat to'g'risidagi qonunda elektron imzolar (ESIGN qonuni) kompaniyalarga raqamli imzoni haqiqiy imzo sifatida qabul qilishga imkon beruvchi qonun. Amaldagi qonun bilan ham, kompaniyalar bunday echimlarni loyihalashtirish, qurish va saqlash uchun zarur bo'lgan xarajatlar va ko'nikmalar tufayli sekinlik bilan qabul qilmoqdalar.

Ikkinchi darajali muammo elektron shakllarni mavjud jarayonga qo'shilishdir, bu orqali ma'lumotlar saqlanadigan do'konlarga kirish va ularni to'ldirish mumkin. Integratsiyaga yordam beradigan vositalar mavjud bo'lsa-da, aksariyat dasturlar ma'lum shakllar va ma'lumotlar manbalari uchun maxsus dasturlashni talab qiladi.

Ushbu muammolarning aksariyati qismlarni bir-biriga bog'laydigan o'rta dastur echimlari, texnologik platformalar va xizmatlar tomonidan hal qilinadi. Sifatida tanilgan Enterprise Application Integration ("EAI"), EAI echimlarini ishlab chiquvchilar doimiy ravishda veb-ga asoslangan va markaziy boshqariladigan imkoniyatlardan foydalanish va eski tizimlardan foydalanish uchun iqtisodiy jihatdan yangi usullarni doimiy ravishda joriy qilmoqdalar.^[3] EAI texnologiyalarining har bir rivojlanib borishi bilan korxonalarni avtomatlashtirish shakllarini joriy etish va boshqarish osonlashadi.

Shuningdek qarang

Adabiyotlar

^ Uoker, Richard (2009-08-07). "Qog'ozsiz ofisga erishish" (PDF). Effektiv Technology Inc. Arxivlandi asl nusxasi (PDF) 2011-07-15. Olingan 2009-09-11.
^ "ISO 32000-1: 2008". Xalqaro standartlashtirish tashkiloti. 2008 yil 1-iyul.
^ Ruh, Uilyam A.; Maginnis, Frensis X.; Braun, Uilyam (2001). Korxona dasturlarini birlashtirish: Wiley texnika bo'yicha qisqacha ma'lumot. John Wiley & Sons, Inc. pp.1–11. ISBN 0-471-37641-8.

[1] Uoker, Richard (2009-08-07). "Qog'ozsiz ofisga erishish" (PDF). Effektiv Technology Inc. Arxivlandi asl nusxasi (PDF) 2011-07-15. Olingan 2009-09-11.

[2] "ISO 32000-1: 2008". Xalqaro standartlashtirish tashkiloti. 2008 yil 1-iyul.

[3] Ruh, Uilyam A.; Maginnis, Frensis X.; Braun, Uilyam (2001). Korxona dasturlarini birlashtirish: Wiley texnika bo'yicha qisqacha ma'lumot. John Wiley & Sons, Inc. pp.1–11. ISBN 0-471-37641-8.

[1]

[2]

[3]